02144955582 | تماس با ما: 03537260094

برنامه‌ريزي و كنترل پروژه‌ها

1- هدف : هدف از تدوين اين روش برنامه‌ريزي و كنترل پروژه‌ها براي ايجاد ساختاري مناسب جهت اجراي پروژه‌ها در كوتاهترين زمان و با كمترين هزينه بابهره‌گيري بهينه از منابع ميباشد
2- محدوده : اين فرايند براي كليه پروژه‌هاي شركت مطابق دامنه تعريف شده سيستم كاربرد دارد .
3- مسئوليت : مسئوليت كلي نظارت بر اين فرايند بعهده مديريت برنامه‌ريزي و كنترل پروژه ميباشد . مسئوليت ساير بخشها بشرح زير ميباشد :
- مسئوليت تفكيك, دسته بندي و توالي فعاليت هاي تخصصي و نيز برآورد مقادير ريالي و زماني آنها با واحدهاي طراحي مهندسي / ساخت و تامين / اجرا مي باشد.
- مسئوليت ارسال اطلاعات كلي مربوط به قراردادها ( موضوع قرارداد, شماره قرارداد, برنامه زمانبندي منضم به قرارداد و ...) با دفتر فني پروژه ها مي باشد.

- مسئوليت ارسال جزئيات اطلاعات مربوط به فعاليتهاي مندرج در قرارداد ( شامل مقاديرزماني , ريالي و پيشنيازها وغيره) بعهده واحدهاي طراحي مهندسي / ساخت و تامين / اجرا مي باشد.

- مسئوليت ارائه / تائيد اطلاعات پيشرفت هاي واقعي (تاييد شده) فيزيكي و ريالي (صورت وضعيت تاييد شده) با مديريت پروژه مي باشد.

- مسئوليت دريافت اطلاعات پيشرفت و تهيه گزارشات تحليلي از وضعيت زماني و ريالي پروژه ها،روند اجرايي مربوط به اين وضعيت و پيش بيني مانده روند كار و هزينه به عهده واحد كنترل پروژه مي باشد.
- مسئوليت بررسي و كاهش احتمالي زمان پروژه با واحد كنترل پروژه و با همكاري واحدهاي طراحي مهندسي / ساخت و تامين / اجرا مي‌باشد.
- مسئوليت اطلاعات مربوط به بودجه, مبالغ پرداختي به پيمانكاران و ميزان بدهي و ... با واحد امور مالي است.

4- تعاريف و اصطلاحات : 
فرايند Process : مجموعه اي بهم پيوسته از فعاليتها كه وروديها را به خروجيها تبديل ميكند .
پروژه Project : فرايندي منحصر به فرد و متشكل از مجموعه اي از فعاليتهاي هماهنگ و كنترل شده همراه با زمان شروع و پايان جهت دستيابي به اهدافي كه از پيش تعيين شده و از نظر زماني و منابع و هزينه محدوديت دارد .
پروژه كلان Master Project : يك پروژه بزرگ شامل چندين پروژه مستقل مي باشد.
زير پروژه Sub-Project : به تنهايي يك پروژه است كه زير مجموعه اي از يك پروژه بزرگتر ميباشد.
فعاليت Activity : كوچك ترين جزء تعريف شده كار در فرايند پروژه .
نكته1 : امكان دارد فعاليت در بيش از يك سطح ارائه شود.
 
نكته2: شكستن فعاليتها تا سطوح وظيفه در صورت لزوم و يا نياز مديريت در طرح گنجانيده خواهد شد.
زير فعاليتSub-activity : در صورتي كه فعاليت هاي مجزاي هر پروژه به اندازه اي بزرگ باشند كه داراي چندين نوع عمليات مختلف باشند براي تفكيك آنها از اين واژه استفاده ميگردد.
وظيفه Function : كاري كه در آن مي توان عمل يك فرد را بطور مشخص نمايش داد.
بسته Package : مجموعه اي از فعاليتها كه بصورت مشخص و يكساني ، توليد بخشي از محصولات پروژه (تاسيسات، ساختمان و ) را در بر دارد. اين واژه در پروژه هايي كه داراي تكرار عمليات يكسان هستند, داراي كاربرد ميباشد. 
ساختار شكست فعاليت WBS (Work break down structure): دسته بندي فعاليتها با توجه به خصوصيات و ويژگيهاي مشترك بين اين فعاليتها در سطوح مختلف مي باشد.
ساختار تقسیم کار PCWBS(project control work breakdown structure):
تجزیه سلسله مراتبی سطح به سطح یک پروژه به اقلام قابل تحویل است.
ساختار تقسیم عملیات یک پروژهFWBS(Functional Work Breakdown Structure):
ساختار تقسیمات عملیات یک پروژه است.
ماتریس OBS/PCWBS:ماتریس تعیین مسولیت تحویل اقلام.
ماتریس RWBS:ماتریس تعیین مسولیت اجرای عملیات های مربوط به اقلام قابل تحویل می باشد.
ساختار شكست بر اساس كل پروژه PSWBS (project summary WBS) : ساختار شكست بر اساس كل پروژه است. اين ساختار كليت يك پروژه را در يك سطح شامل ميشود.
نمودار گردش اطلاعات DFD (data flow diagram) : اين نمودار نوع و ميزان اطلاعات در گردش بين واحدهاي اساسي سيستم پروژه را تعريف مي‌كند.
نمودار عملياتي F.D ( functional diagram) : نمودار گردش كار و اطلاعات بين واحدهاي سيستم را نشان مي‌دهد.در اين نمودار توالي فعاليتها نيز مورد توجه ميباشد.


5- شرح
 
1/5
كليات
بطور كلي برنامه پروژه‌ها در شركت نور ويژه در دو مقطع تهيه ميشود . ابتدا در مرحله برآورد كلي كار و پيش از شركت در مناقصه برنامه زمانبندي اوليه تهيه شده و سپس در مرحله بعدي پس از نهائي شدن قرارداد و فعال شدن پروژه براساس برنامه زمانبندي اوليه ، برنامه تفصيلي پروژه تهيه ميشود . بديهي است برنامه زمانبندي اوليه ممكن است طي مراحل مناقصه و مذاكرات لازم با كارفرما تغيير يابد .
2/5
شرح فعاليتها
شرح فعالیتهای جزئي تر برنامه‌ريزي و كنترل پروژه را ميتوان به موارد زير تفكيك نمود :
برنامه‌ريزي اوليه
برنامه‌ريزي تفصيلي
كنترل پيشرفت پروژه بمعناي دريافت گزارشهاي پيشرفت پروژه و تهيه گزارش پيشرفت جامع و تهيه برنامه جبراني (در صورت نياز)
نحوه انجام فعاليتهاي مرتبط با هر يك از فرايندهاي سه‌گانه فوق ذيلا بيان شده است .

1/2/5 برنامه‌ريزي اوليه 
برنامه‌ريزي اوليه پروژه‌ها شامل شناخت اهداف پروژه, اركان پروژه و تعهدات آنها, ابعاد پروژه و برآورد احجام و مقاديرآن و دامنه كار و زمان / برنامه‌ريزي پايه ميباشد .
فعاليتها و اقدامات در اين فرايند به بخش هاي زير تقسيم مي گردد:
— تهيه و جمع آوري اطلاعات قرارداد با كارفرما.
— تهيه زمانبندي اوليه (قرارداد كارفرما)

روش اجرا
قدم اول : جمع آوري اطلاعات اوليه (درارتباط با كارفرما)
قدم دوم : تکمیل فرم های
FWBS,PCWBSتوسط واحد های طراحی ، تامین و اجرا
قدم سوم : تهیه لیست فعالیت ها.
قدم چهارم : تهیه برآورد اطلاعات اولیه نظیر زمان انجام فعالیت ها ، تعیین تاریخ های شروع و ختم فعالیت ها ، تعیین روابط پیش نیازی، تخمین هزینه مورد نیاز جهت اجرای پزوژه.
قدم پنجم: ورود اطلاعات .
قدم ششم :چاپ برنامه اولیه .

 

2/4/5 برنامه‌ريزي تفصيلي
برنامه‌ريزي تفصيلي پروژه شامل تکمیل لیست اقلام قابل تحویل پروژه تا سطوح جزئی تر ، تکمیل لیست عملیات مورد نیاز جهت تحویل اقلام قابل تحویل پروژه تا سطوح جزئی تر ، تهیه ماتریس تعیین مسولیت تحویل اقلام ، تهیه ماتریس تعیین مسولیت اجرای عملیات پروژه ، برنامه‌ريزي زمان پروژه تعيين روابط فعاليتها و اولويت‌هاي اجرائي آنها, تعيين تاريخهاي تعهد شده, تعيين الگوهاي كاري براي كنترل پيشرفت پروژه و تهيه گزارشهاي مورد نياز و همچنين برنامه‌ريزي بودجه‌اي پروژه ميباشد .
فعاليتها و اقدامات در اين فرايند به بخش هاي زير تقسيم مي گردد:
قدم اول :تکمیل اطلاعات فرم PCWBS تا سطوح جزئی تر.
قدم دوم : تکمیل اطلاعات فرم FWBSتا سطوح جزئی تر.
قدم سوم :تهیه ماتریس تعیین مسولیت تحویل اقلام پروژه OBS/PCWBS.
قدم چهارم: تهیه ماتریس تعیین مسولیت اجرای عملیات پروژه RWBS.
قدم پنجم : تکمیل لیست فعالیت ها .
قدم ششم : تهیه براورد اطلاعات زمان ، تاریخ های تعهد شده ، 
روابط پیش نیازی و تکمیل اطلاعات هزینه ای پروژه.
قدم هفتم : ورود اطلاعات در سیستم.
قدم هشتم : چاپ .
3/4/5
كنترل پيشرفت پروژه
جمع آوري اطلاعات پيشرفت دوره اي
 
تعريف
اخذ اطلاعات مربوط به ميزان پيشرفتهاي فيزيكي و ريالي فعاليتهاي پروژه، مشكلات تغييرات در روال عمليات و هر گونه پيش آمد مهم در طي دوره از مديريت پروژه.
هدف
تهيه اطلاعات و آمار كاربردي از داده هاي اوليه و پيش بيني نحوه اجراي فعاليتهاي آتي بر اساس شرايط گذشته.
روش اجرا
هر چند كه اطلاعات دوره اي از طرف كارشناسان دست اندركارپروژه تهيه مي‌گردد، ولي از آنجا كه تمامي اطلاعات مي بايست تحت نظر مديريت پروژه و در نهايت با تائيد وي همراه باشد، اين واحد براي جمع آوري اطلاعات تنها با همان مدير پروژه مربوطه ارتباط برقرار مي نمايد.
قدم هاي اصلي اين فعاليت عبارتند از :
قدم اول : اخذ اطلاعات پيشرفت (دوره‌اي)
الف در این خصوص از فرم های دریافت پیشرفت دوره ای استفاده می شود .فرم های مذکور شامل : فر م گزارش پیشرفت دوره، فرم دلائل تاخیرات ،فرم گزارش جبهه های کاری موجود، فرم پیش بینی جبهه کاری ، فرم مسائل و مشکلات ،فرم گزارش مراسلات ،فرم گزارش ماشین آلات فرم گزارش نیروی انسانی می باشد0
قدم دوم : رفع اشكالات و نواقص
 
اين قسمت از فعاليت در صورت بروز هر گونه اشكالي از قبيل عدم تطابق، نقص يا غلط املايي در جهت تصحيح و تكميل اطلاعات واصله انجام مي شود.
قدم سوم : ورود اطلاعات و به روز كردن
 
اطلاعات جمع آوري شده پس از بررسي و مقايسه هر دوره با دوره قبل در سيستم ثبت و سپس به روز مي شود. با زمانبندي مجدد (
Reschedule) باقيمانده كار پروژه و مشخص شدن مسير بحراني جديد، پيش بيني زمان پايان پروژه ها امكانپذير خواهد بود.
قدم چهارم : تهيه خروجي (
Print )
دسته بندي و شماره گذاري صفحات، چاپ و ايجاد دفاتر گزارش پروژه در چند نسخه و ايجاد تنوع در نسخ گوناگون بنا به ضرورت رعايت سطح امنيتي گيرندگان گزارش.
سطح اطلاعاتي :
مديران و مسئولين ميتوانند به اطلاعات در حدود خاص و مرتبط با وظايف خود دسترسي داشته باشند در واقع هريك از سطوح اطلاعاتي بخشي از اطلاعات موجود در سطوح گوناگون
WBS را شامل مي شود.
زمان تهیه گزارشات: دوره های تنظیم گزارشات پیشرفت ، طبق درخواست کارفرما و یا نظر مدیریت سازمان و درون برنامه با توجه به نوع پروژه تعیین می گردد .
 
6 - سوابق

خواندن 584 دفعه